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Formandos unidos

O sonho do baile parece estar longe porque poucas pessoas querem participar? É possível dar um jeitinho nisso e fazer uma formatura para ninguém botar defeito. Nem turma pequena, nem baixa adesão. Nada disso é motivo para não realizar os eventos de formatura. Mesmo quando há poucas pessoas dispostas a participar, há a possibilidade de fazer um baile daqueles com uma solução muito simples: juntar turmas diferentes em uma festa só. Com isso, aumenta o número de formandos participando, os custos por pessoa caem e torna-se possível fazer um evento grandioso, com tudo que a comemoração exige. A 100% Eventos, por exemplo, tem realizado formaturas nesse formato, o que tem dado bastante certo. “Quanto mais formandos, são mais pessoas para ratear os custos que são comuns a todos, como banda, decoração, aluguel do espaço, projeto audiovisual etc. Além de ficar mais barato individualmente, podemos colocar mais coisas no evento, como pontos extras de bebidas, com espumantes e vodcas importadas, que custam mais caro, mas que os formandos adoram”, conta a proprietária da empresa, Giovanna Dias. Claro que mesmo que a formatura seja coletiva, começar o planejamento do evento com antecedência também ajuda. Com mais prazo, o formando paga mensalidades menores, consegue negociações especiais com os fornecedores e tem mais tempo para buscar alternativas financeiras, como vender rifas ou ingressos para shows, por exemplo. Entretanto, para além da questão financeira, há que se ponderar que numa formatura coletiva há ainda mais interesses em jogo. Isso porque são pessoas de cursos (e até faculdades) distintas, que não se conhecem e, certamente, têm expectativas diferentes. Nesses casos, as comissões precisam estar alinhadas e trabalhar junto da assessoria, para que tudo saia da melhor forma possível. Coletiva ou não, o sucesso de uma boa formatura depende da contratação de bons fornecedores. Os formandos não podem errar em contratar nada. A assessoria deve ser escolhida assim que a comissão for formada, pois é ela quem vai dar o suporte para as demais contratações e ajudar a não jogar dinheiro pelo ralo. Sim, pois ao fazer escolhas erradas, é dinheiro que se perde. E aquela velha máxima que diz que “o barato pode custar caro” faz muito sentido em formaturas. “As famílias e demais convidados estão sempre esperando o melhor. Acho bastante importante no baile a escolha do local. A preocupação com comida e bebida deve existir, pois isso faz muita diferença. Isso sem falar nas atrações musicais”, ressalta Giovanna. Formatura econômica A formatura pode ser coletiva ou não, mas precisa ser muito bem planejada para que nada saia do controle, principalmente as finanças. Em tempos de recessão econômica, qualquer economia é muito bem-vinda, e, das duas, uma: ou o valor por formando fica menor, ou é possível inserir ainda mais coisas na festa. Confira oito dicas para controlar todos os gastos e economizar no que for possível. 1. Eleja prioridades. O que é mais importante para a turma? Do que se pode abrir mão? Invista naquilo que for essencial para todos, não em miudezas que só agradam poucos. 2. Tenha, no mínimo, três orçamentos. E isso vale para tudo! Não saia fechando com o mais barato, mas sim com aquele que lhe oferece melhor custo-benefício. 3. Invista nos amigos. Quem merece mesmo ser convidado para sua formatura? Aqui não se trata de simplesmente cortar pessoas, mas priorizar quem é mais importante para você, afinal, pelo menos no baile, cada uma delas tem um custo. 4. Faça você mesmo. Na sua turma, há pessoas com aptidão para trabalhos manuais, por exemplo? Que tal vocês colocarem a mão na massa e produzirem alguns elementos para a festa, como aquelas famosas plaquinhas para tirar fotos? 5. Faça da planilha sua melhor amiga. Coloque todos os custos na ponta do lápis e controle tudo o tempo todo. 6. Planeje com antecedência. Só há benefícios começando a organização cedo: há mais tempo para pagar tudo e as negociações com os fornecedores podem ser feitas com tranquilidade. 7. Avalie tudo. Não é exagero: julgue tudo mesmo. Se o local da festa, por exemplo, for maior do que o necessário, você pode pensar que fez um bom negócio, mas isso, na verdade, vai te demandar um custo maior com decoração. 8. Contrate uma assessoria. Uma formatura tem muitas demandas, e a comissão certamente não dará conta de todas elas. Contar com o auxílio de uma equipe especializada é mais do que necessário.
 

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